INFORMATIVA PRIVACY SITO INTERNET E POLITICA DEI COOKIE
Art. 13 Reg. UE 2016/679 “GDPR”
Finalità del trattamento
In osservanza al Regolamento Ue 2016/679 relativo al trattamento dei dati personali e loro libera circolazione e al D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. “Codice in materia di protezione dei dati personali”, La informiamo, in qualità di “Interessato”, che i dati degli Utenti sono raccolti ed utilizzati per consentire la corretta navigazione sul Sito Web, per migliorare l’esperienza di navigazione nonché per rispondere ad eventuali richieste e comunicazioni da parte degli Utenti.
Solo dietro suo espresso consenso preventivo, ove previsto sul sito web o via mail, verranno utilizzate le informazioni da Lei fornite anche per la nostra attività di marketing sponsorizzando prodotti e servizi.
Su che base giuridica trattiamo i dati?
Per l’installazione dei cookie tecnici non è richiesto il consenso degli utenti.
Per i cookie di profilazione, invece, laddove si scelga di utilizzarli, Le chiederemo, ai sensi dell’art. 6 GDPR, lett. a), il Suo consenso, dopo averla informata con le modalità semplificate previste.
Che categorie di dati trattiamo?
Alcuni dati sono necessari e quindi obbligatori per poter navigare nel sito internet (dati di navigazione) mentre altri sono facoltativi (dati forniti volontariamente dagli utenti).
Ecco in breve una descrizione della tipologia di dati:
A chi comunichiamo i dati personali?
Per quanto riguarda l’analisi di report o analisi effettuate internamente dal nostro personale incaricato per la corretta gestione e sviluppo del Sito web e fatto salvo l’eventuale trattamento effettuato da soggetti terzi da noi incaricati per la gestione del Sito, debitamente nominati quali responsabili esterni del trattamento, nessun dato raccolto nel corso della navigazione sul Sito viene comunicato a terzi o diffuso.
L’elenco completo ed aggiornato degli incaricati e dei responsabili può essere sempre richiesto al Titolare del Trattamento con le modalità indicate nella presente informativa.
Si specifica inoltre che dal momento che l’installazione di cookie e di altri sistemi di tracciamento è operata da terze parti tramite i servizi utilizzati all’interno di questo Sito Web, questa specifica attività di trattamento non può essere tecnicamente controllata dal Titolare, pertanto ogni riferimento specifico a
cookie e sistemi di tracciamento installati da terze parti è da considerarsi indicativo. Per ottenere informazioni complete, l’Utente è invitato a consultare la privacy policy degli eventuali servizi terzi elencati in questa pagina.
Come trattiamo i dati?
I Suoi dati personali saranno trattati tramite l’utilizzo di sistemi analogici e digitali.
Soltanto il personale autorizzato dal Titolare del Trattamento potrà accedervi per effettuare le operazioni di gestione o di manutenzione dei sistemi. Adottiamo tutte le misure tecniche e organizzative utili ad evitare problemi di accesso non autorizzato, divulgazione, modifica o distruzione.
Queste misure sono state riportate all’interno del nostro sistema di gestione privacy, che permette di mantenere un costante monitoraggio di tutela nei confronti dei dati trattati e un continuo adeguamento delle procedure in base all’evolversi della nostra realtà.
Il dominio del sito internet ha i suoi data center posizionati esclusivamente in Europa.
Precisiamo inoltre che non utilizziamo, all’interno della nostra organizzazione, un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che produce effetti giuridici che La riguardano e/o che incidano significativamente sulla sua persona.
Protezione dei dati e privacy presso Keap
Keap lavora costantemente per creare, rivedere e sviluppare ulteriormente le policy, i processi e le procedure richieste in atto per conformarsi alle leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati applicabili. Alcune di queste leggi includono il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE e del Regno Unito (“GDPR”), il California Consumer Privacy Act del 2018 (“CCPA”) e la Direttiva sulla privacy elettronica implementata negli Stati membri dell’UE. Inoltre, Keap valuta costantemente la nostra esposizione ad altre leggi sulla protezione dei dati per apportare eventuali modifiche necessarie al nostro programma sulla privacy. Inoltre, monitoriamo regolarmente gli sviluppi della protezione dei dati al fine di incorporare i principi di nuove leggi, quadri normativi e best practice nelle nostre operazioni per continuare a rafforzare la protezione dei dati personali.
Abbiamo assunto esperti di privacy per assisterci nei nostri sforzi di conformità alla privacy e alla protezione dei dati e, con il loro aiuto, siamo attivamente impegnati a garantire la nostra conformità alle leggi sulla protezione dei dati applicabili e ad avere soluzioni per consentire ai nostri clienti di rispettare i propri obblighi in qualità di titolari del trattamento dei dati ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili. Continua a leggere per scoprire alcune cose che abbiamo fatto per aiutarti a rendere il nostro utilizzo del servizio il più conforme possibile.
Cosa sono il GDPR dell’UE e il GDPR del Regno Unito?
Il GDPR è la legge completa sulla privacy e la protezione dei dati dell’Unione Europea entrata in vigore il 25 maggio 2018. L’obiettivo principale del GDPR è regolamentare il modo in cui vengono elaborati i dati personali degli individui nell’UE, anche da parte di aziende che non hanno una presenza fisica o legale nell’UE. Le organizzazioni possono affrontare pesanti multe per inadempienza: fino a 20 milioni di euro o il 4 percento del fatturato globale annuo, a seconda di quale sia più alto. Il GDPR del Regno Unito rispecchia ampiamente il GDPR ed è stato adottato dal Regno Unito come parte della Brexit.
Per saperne di più, consulta la nostra Guida alla preparazione al GDPR o il testo completo degli articoli sul GDPR.
Keap è certificato GDPR?
Non esiste ancora alcun tipo di schema di certificazione globale GDPR riconosciuto nell’UE, ma abbiamo lavorato duramente per garantire la conformità al GDPR. Dedichiamo una notevole quantità di tempo ed energia per garantire che le nostre pratiche di protezione dei dati soddisfino o superino gli standard più elevati, in modo che le persone che ci divulgano dati personali possano essere sicure che i loro dati sono protetti. Continua a leggere per scoprire come lavoriamo per rendere conforme il tuo utilizzo del nostro servizio.
Come posso stipulare un addendum sul trattamento dei dati (DPA) con Keap?
Offriamo ai clienti un nuovo Addendum sul trattamento dei dati (DPA) in concomitanza con i nostri Termini di servizio . Quando applicabile, il DPA modifica i nostri termini di servizio standard per riflettere gli obblighi richiesti dal GDPR. Questo è lo strumento che ci vincola legalmente a rispettare le nostre responsabilità ai sensi del GDPR e di altre leggi applicabili sulla protezione dei dati, come il CCPA. È disponibile qui: https://keap.com/legal/dpa .
Il DPA disciplina i termini in base ai quali noi, in qualità di responsabili del trattamento dei dati, elaboriamo i dati per conto vostro, i nostri clienti (che sono in genere titolari del trattamento dei dati), in conformità con l’ articolo 28 del GDPR dell’UE e altre leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy che potrebbero essere applicabili.
Ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, i responsabili del trattamento dei dati devono agire solo in base alle istruzioni documentate del titolare del trattamento dei dati, salvo diversamente richiesto dalla legge. Ciò, tuttavia, non ci esonera da alcuno dei nostri obblighi o responsabilità ai sensi del GDPR. Siamo comunque tenuti a garantire la conformità al GDPR.
Cosa fa Keap per garantire che i suoi rapporti con i fornitori rispettino i requisiti applicabili in materia di protezione dei dati?
Prima di trasferire dati personali ai fornitori di servizi, eseguiamo la due diligence sul destinatario dei dati (inclusa la revisione dei report di sicurezza). Ci assicuriamo inoltre che siano in atto solide protezioni contrattuali. Le nostre procedure di gestione dei fornitori richiedono che tali contratti siano in linea con i più alti denominatori comuni in termini di leggi sulla protezione dei dati (il GDPR e il CCPA). Abbiamo sviluppato un DPA dettagliato che tutti i fornitori di servizi devono firmare oltre al loro contratto standard. Possiamo anche firmare i DPA dei fornitori di servizi se soddisfano i requisiti legali e contrattuali.
Quando dobbiamo trasferire dati personali disciplinati dal GDPR al di fuori dello Spazio economico europeo (“SEE”) o del Regno Unito in un paese che non è stato ritenuto in grado di fornire un livello adeguato di protezione dei dati dalla Commissione europea o dal Segretario di Stato del Regno Unito, ci assicuriamo di rafforzare la protezione dei dati tramite SCC o altri meccanismi di trasferimento approvati.
Richiediamo ai nostri fornitori di servizi di condividere con noi i recenti report di audit di sicurezza di terze parti, come i report SOC 2 e la documentazione di sicurezza delle certificazioni ISO 27001, oppure di rispondere a questionari di sicurezza dettagliati.
GDPR e tu
Quindi Keap si concentra sulla conformità al GDPR. Ciò significa che anch’io sono automaticamente conforme? In caso contrario, dove posso saperne di più sui miei obblighi?
No. I titolari devono occuparsi delle proprie pratiche per garantire che soddisfino i requisiti applicabili. Scopri di più nella nostra Guida alla preparazione al GDPR .
Gran parte del modo in cui raccogli, utilizzi e smaltisci i dati personali non è determinato da Keap (il tuo responsabile del trattamento dei dati). Pertanto, ogni organizzazione dovrebbe ottenere la propria guida professionale sull’argomento per contribuire a garantire la conformità. Oltre alla nostra Readiness Guide, ecco un’ulteriore risorsa dell’Information Commissioner’s Office del Regno Unito: https://ico.org.uk/for-organisations/sme-web-hub/checklists/data-protection-self-assessment/ .
Sono un titolare del trattamento dei dati? Keap è un responsabile del trattamento dei dati?
In genere, un cliente Keap sarà considerato un titolare del trattamento dei dati (vale a dire un’organizzazione che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali) e Keap sarà considerata un responsabile del trattamento dei dati ai sensi della legge.
I titolari e i responsabili del trattamento hanno ciascuno i propri obblighi ai sensi della legge. Pertanto, il nostro piano di conformità al GDPR è un po’ diverso da quello che sarà il tuo. Ciò non significa che non possiamo essere utilizzati dai titolari del trattamento dei dati, anzi. Quando un titolare del trattamento dei dati si avvale di un fornitore di servizi come noi, il fornitore di servizi è in genere un responsabile del trattamento dei dati che agisce per conto del titolare e il responsabile agisce su richiesta del titolare. Come affermato in precedenza, il nostro DPA regolerà la relazione e la natura delle attività di elaborazione tra Keap e i suoi clienti.
Cosa si intende per dato personale?
Ai sensi dell’articolo 4 del GDPR , per dati personali si intende…“qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (‘interessato’); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online oppure a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.
Quindi, cosa significa questo per te?
All’interno del tuo account Keap, ciò includerebbe le informazioni di contatto dei tuoi clienti. E potrebbero a un certo punto chiederti di dimenticarli, o modificare le loro informazioni per renderle accurate, ecc. Saresti quindi responsabile di soddisfare tale richiesta.
Il GDPR richiede una casella di controllo aggiuntiva per poter elaborare legalmente i dati personali? Oppure sarà sufficiente una frase come “Inserisci le tue informazioni per consentirci di inviarti via email il PDF XYZ”?
Se stai elaborando dati personali sulla base del consenso dell’interessato, dovrai includere un meccanismo per raccogliere tale consenso, che potrebbe includere una casella di controllo non selezionata che l’interessato può spuntare per acconsentire all’elaborazione dei suoi dati per uno scopo specifico (ad esempio, ricevere comunicazioni di marketing via e-mail da te sui tuoi prodotti). Se puoi considerare questo tipo di accordo come un “contratto” tra te e l’individuo che ha richiesto “qualcosa”, allora potresti essere in grado di saltare del tutto la casella di controllo e basare la tua elaborazione sulla necessità di adempiere ai tuoi obblighi ai sensi di questo “contratto”. Consulta la sezione Legalità dell’elaborazione nella Guida alla preparazione al GDPR.
Se un cliente chiede di esercitare il diritto all’oblio, devo rimuoverlo dal mio database?
Normalmente sì. L’articolo 17 del GDPR stabilisce il diritto dell’interessato a far cancellare i propri dati (noto anche come “diritto all’oblio”) quando si applicano determinati motivi (ampi), come (senza limitazioni) quando i dati personali non sono più necessari ai fini del trattamento, quando il consenso, come unica base del trattamento, è stato revocato o quando l’interessato si è opposto al trattamento dei propri dati personali e non si hanno “motivi legittimi impellenti” per continuare il trattamento. È importante notare quanto ampiamente si applichi questo diritto: in pratica, ci saranno poche circostanze in cui il GDPR non richiederà la cancellazione dei dati su richiesta dell’interessato.
Per saperne di più sul Diritto all’oblio, consulta la nostra Guida alla preparazione al GDPR. Consulta il Diritto alla cancellazione nella Guida alla preparazione al GDPR.
Consenso
Devo ottenere nuovamente il consenso di tutti i miei contatti?
Non necessariamente. Esistono altre basi consentite per l’elaborazione dei dati personali ai sensi dell’articolo 6 del GDPR, come la necessità di elaborare i dati personali per l’esecuzione di un contratto o gli interessi legittimi del titolare del trattamento o di un’altra parte. Tuttavia, se elaborerai i dati personali basandoti esclusivamente sul consenso dell’individuo, probabilmente dovrai riacquisire il consenso da questi “vecchi” contatti. Per maggiori informazioni su questo argomento, dai un’occhiata alla sezione Consenso della nostra Guida alla preparazione al GDPR.
Con il GDPR, posso continuare a far sì che i miei moduli di adesione vengano controllati per impostazione predefinita?
No, tieni presente che l’uso di caselle di opt-in preselezionate non è valido ai sensi del GDPR. Il silenzio o l’inattività da parte dell’interessato, così come il semplice utilizzo di un servizio (senza prima spuntare una casella per indicare l’accordo) non contano come “consenso”.
Protezione dati
Chi sono il responsabile della protezione dei dati (RPD) e i rappresentanti ai sensi dell’articolo 27 di Keap ai sensi del GDPR dell’UE e del Regno Unito?
Puoi trovare informazioni sul nostro DPO e sui rappresentanti dell’articolo 27 su https://keap.com/legal/data-protection-specialists .
Contatto
Ai sensi dell’articolo 38 del GDPR, i cittadini possono contattare il DPO per questioni relative al trattamento dei propri dati personali e per esercitare i propri diritti ai sensi del GDPR, ad esempio per opporsi al trattamento dei propri dati nei casi in cui il titolare del trattamento (ovvero tu, il cliente Keap) non fornisca una risposta adeguata.
Ai sensi dell’articolo 27 del GDPR, le autorità di controllo e le persone i cui dati personali vengono trattati da noi, Keap, possono contattare il nostro rappresentante ai sensi dell’articolo 27 per tutte le questioni relative al trattamento, al fine di garantire la conformità al GDPR.
Quale soluzione offre Keap per i trasferimenti transfrontalieri di dati?
Ai sensi del GDPR, i dati personali possono essere trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo (comunemente denominato SEE, che comprende l’UE, più Norvegia, Islanda e Liechtenstein) solo in determinate circostanze, ad esempio in un paese le cui leggi sulla protezione dei dati sono considerate “adeguate” dalla Commissione europea, oppure affidandosi a un meccanismo di trasferimento dati approvato.
Poiché siamo un’azienda con sede al di fuori dell’UE, abbiamo aggiunto le clausole contrattuali standard al nostro DPA per consentire il flusso legittimo di dati personali dal Regno Unito e dallo SEE a Keap negli Stati Uniti.
Quali controlli di sicurezza ha implementato Keap per salvaguardare i miei dati?
La nostra Dichiarazione sulla sicurezza dei dati va ben oltre le consuete clausole di riservatezza presenti nei termini commerciali di molti provider SaaS. La dichiarazione descrive alcuni dei controlli specifici sulla sicurezza dei dati che abbiamo implementato e, pubblicando le informazioni, ci obbliga legalmente a mantenere l’elevato standard di sicurezza dei dati descritto nella Dichiarazione.
L’informativa sulla sicurezza dei dati è disponibile qui: https://keap.com/legal/data-security .
Keap è conforme allo standard PCI?
Rispettiamo e siamo sottoposti annualmente a controlli per verificarne la conformità allo standard di sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento, un rigoroso quadro di protezione dei dati orientato alla tutela dei dati delle carte di pagamento.
La nostra documentazione di audit PCI DSS più recente è disponibile su richiesta. Contattare pci@keap.com se si necessita della documentazione.
GDPR e altri canali
Come si applica il GDPR ai social media?
Il GDPR si applica ai dati personali trattati per scopi di campagne di marketing sui social media, comunicazione con i clienti tramite i social media e utilizzo di pixel di tracciamento di Facebook e tecnologie simili. Tuttavia, l’impatto specifico dipende dal modo in cui vengono utilizzati i social media. I social media non sono specificamente discussi nel GDPR, quindi non ci sono aspetti del GDPR che siano esclusivi dei social media o del marketing sui social media.
Il GDPR si applica solo se un cliente acquista qualcosa da un sito web?
Se offri servizi a un soggetto interessato nel Regno Unito o nell’UE, non è necessario che acquisti qualcosa da te affinché il GDPR si applichi. Quando ti impegni a offrire beni o servizi alle persone nel Regno Unito o nell’UE, è probabile che il GDPR si applichi a te.
Conformità delle integrazioni di terze parti con Keap
Quando configuri il tuo servizio Keap per connetterti ad app di terze parti, devi assicurarti di utilizzare anche tali provider in modo conforme. Ad esempio, devi assicurarti che i provider di servizi stipulino un contratto con il provider di servizi che soddisfi i requisiti stabiliti nell’articolo 28 del GDPR UE e UK. Ciò significa, ad esempio, che deve esserci un accordo che, tra le altre cose, richiede al provider di servizi di utilizzare i dati personali che gli affidi solo su tue istruzioni e di informarti di eventuali violazioni dei dati. Devi anche determinare se tali provider di servizi hanno le capacità tecniche per proteggere i dati personali che metti a loro disposizione.
Quando configuri il tuo servizio Keap per connetterti a quelle app di terze parti, dovresti assicurarti che anche quei fornitori siano conformi al GDPR e che la tua relazione con quel fornitore soddisfi i requisiti stabiliti nell’articolo 28 del GDPR. Ad esempio, il contratto di servizio in essere tra la tua azienda e il fornitore di servizi di terze parti dovrebbe imporre vari obblighi a quel fornitore di servizi, come un requisito di utilizzare i dati personali solo su tue istruzioni e di notificarti eventuali violazioni dei dati.
Quanto conserviamo i dati?
I Dati sono trattati per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’Utente, o richiesto dalle finalità descritte in questo documento.
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Quali sono i suoi diritti?
L’interessato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione dei trattamenti che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati, ai sensi del GDPR e, pertanto, in qualsiasi momento può richiedere una copia digitale degli stessi o il trasferimento automatico ad altre aziende. Nei casi previsti, può anche opporsi o revocare il consenso prestato. Resta fermo il diritto per l’interessato di proporre reclamo innanzi all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. L’eventuale richiesta di esercizio dei diritti sarà valutata nei limiti degli artt. 23 GDPR e 2-undecies e 2- duodecies Codice Privacy. Per esercitare tali diritti o per avere informazioni sul loro contenuto, La invitiamo a inviare una richiesta via e-mail all’indirizzo del Titolare del trattamento, sopra indicato, utilizzando il “Modulo per l’Esercizio dei Diritti dell’Interessato” messo a disposizione dal Titolare del Trattamento sul nostro sito.
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